אחרי מיפוי ראשון מתחשק להפוך לאוטומטי כל דבר שחוזר על עצמו. כדאי לעצור רגע. חלק מהדברים החוזרים יעלו לכם יותר באוטומציה ממה שהם עולים היום ביד.
שלושה תנאים
- זה קורה הרבה. כל יום, כן. פעם ברבעון כמעט אף פעם, כי עד הפעם הבאה משהו כבר השתנה והאוטומציה נשברה בשקט.
- אפשר להסביר את הכלל בשתי דקות. אם אפשר להסביר לעובד חדש בטלפון מה להחליט, אפשר להסביר את זה גם למחשב. אם ההסבר מתחיל ב“תלוי” ונמשך רבע שעה, זה שיקול דעת, ושיקול דעת נשאר אצל אדם.
- טעות לא מגיעה ללקוח. אוטומציה טועה מהר ובשקט, לפעמים עשרות פעמים לפני שמישהו שם לב. בכל מקום שטעות מגיעה ללקוח או לכסף, צריך שאדם יאשר.
צריך את שלושתם ביחד. אוטומציה שעומדת רק בשניים היא בדרך כלל זו שמישהו מכבה אחרי שנה.
מה כמעט תמיד שווה
- העברת נתונים ממקום למקום. אין בה שום שיקול דעת.
- תזכורות ומעקב אחרי דברים שנתקעו. אנשים שוכחים, מחשב לא.
- מסמכים שחוזרים על עצמם ונבנים מנתונים שכבר קיימים, כמו הצעת מחיר או אישור הזמנה.
- בדיקות פשוטות: שדה חובה שנשאר ריק, מחיר מתחת לעלות, תאריך שכבר עבר.
מה להשאיר בידי אדם
- מחיר חריג. הכי מפתה להעביר למחשב, והכי יקר כשטועים.
- שיחה עם לקוח לא מרוצה. חוסכים כמה דקות ומאבדים לקוח.
- משהו שקורה פעמיים בשנה. דף הוראות אחד זול יותר, ולא מתקלקל.
- תהליך שעוד משתנה. אוטומציה מקבעת אותו, ומה שישתנה בעוד חודשיים ייבנה פעמיים.
התנאי הרביעי
לפני שבונים, ענו על שלוש שאלות: כמה זמן זה יחסוך בחודש, כמה זמן ייקח לבנות, ומי יתקן את זה כשזה יישבר.
על השאלה האחרונה כמעט אף אחד לא עונה, ובגללה אוטומציות נכשלות. אוטומציה שאין לה אחראי ממשיכה לרוץ גם כשהיא כבר מייצרת נתונים שגויים, ואף אחד לא יודע שצריך לבדוק. ההמלצה שלנו ברורה: אם אין שם של אדם ליד האוטומציה, אל תבנו אותה.
המקום שבו החשבון כמעט תמיד יוצא משתלם הוא העתקה ידנית בין מערכות. שם המספרים מפתיעים.
בסדרה אוטומציה בלי אשליות
- מה שווה להעביר למחשב, ומה לא (אתם כאן)
- כמה באמת עולה העתקה ידנית
- מתי לחבר בין מערכות, ומתי אין צורך
- AI בעסק קטן: איפה הוא עוזר, ואיפה לא לסמוך עליו