בעסק עמוס נדמה שכולם עמוסים באותה מידה. כמעט אף פעם זה לא ככה. בכל תהליך יש שלב אחד שקובע את הקצב, וכל השאר עובדים מהר כדי לחכות לו.
ולכן מטפלים בו קודם. אם תזרזו שלב אחר, העבודה פשוט תגיע מהר יותר לערימה שמחכה לפני השלב התקוע, והלקוח יקבל אותה באותו זמן כמו קודם.
ארבע מדידות לשבוע אחד
1. כמה זמן עבודה עוברת מכניסה ועד יציאה
קחו את עשר העבודות האחרונות. לכל אחת רשמו מתי נכנסה ומתי יצאה, ובנפרד כמה שעות באמת עבדו עליה. אל תתפלאו אם זמן העבודה יוצא חלק קטן מהזמן הכולל. כל השאר הוא המתנה, ואותה הכי קל לקצר.
2. כמה מחכים לפני כל שלב
פעם ביום, במשך שבוע, ספרו כמה דברים מחכים לפני כל שלב. השלב שהערימה לפניו גדלה מיום ליום הוא השלב התקוע. דף תלוי על הקיר מספיק בשביל זה.
3. כמה דברים חוזרים אחורה
הצעה שחוזרת לתיקון, עבודה שנפתחת מחדש, לקוח שמתקשר שוב על אותו עניין. כל חזרה כזו עולה יותר מהעבודה המקורית, כי לפני שמתקנים צריך לברר מה קרה.
4. כמה פעמים מפריעים לאדם בשלב התקוע
שבו ליד מי שעובד בשלב התקוע וספרו כמה פעמים ביום שואלים אותו משהו. אם שמונה פעמים ביום שואלים אותו איפה עומדת הזמנה, חלק גדול מהיום שלו הולך על לענות. מסך אחד שכולם רואים בו את המצב יחזיר לו את הזמן הזה, וזה זול בהרבה מעובד נוסף.
מה עושים עם המספרים
אחרי שבוע יש ארבעה מספרים, ולפיהם משייכים כל שלב לאחת משלוש קבוצות:
- להעביר למחשב: שלבים שחוזרים, ברורים, ולא צריכים שיקול דעת.
- לסדר אחרת: שלבים שמחכים לאישור שאפשר לתת מראש.
- להשאיר כמו שהם: בדרך כלל רוב השלבים.
הקבוצה השלישית היא הגדולה, ועליה שוכחים. פרויקט שמנסה לשפר הכל נגמר בדרך כלל בלי ששום דבר השתפר. המספרים נותנים לכם סיבה טובה להגיד “בזה לא נוגעים” ולהתמקד בשלב אחד.
עם המספרים האלה גם הרבה יותר קל להסביר לספק או למפתח מה אתם צריכים. על זה בחלק האחרון.
בסדרה למפות את העסק
- איך למפות את מה שבאמת קורה בעסק
- איפה העבודה נתקעת, ואיך רואים את זה במספרים (אתם כאן)
- מי רואה מה: הרשאות הן החלטה עסקית
- מה בעצם מוסרים למפתח